Comment financer une soirée étudiante ?

Quoi de mieux qu’une grosse teuf avant ou après les partiels ? Eh oui, on a toujours une bonne raison d’organiser une soirée étudiante, que ce soit pour animer un BDE, ou pour fêter la création d’une association étudiante. Mais pour que la fête soit cool, encore faut-il qu’elle soit bien organisée, ce qui nécessite un peu de moyens. Heureusement OnParticipe a pensé à vous et vous indique comment financer une soirée étudiante.

Comment financer une soirée étudiante ?

Estimer le budget d’une soirée étudiante

Pour bien commencer son année étudiante
Un weekend d’intégration plutôt bien parti

Pour bien financer une soirée étudiante, il faut d’abord estimer le budget d’une soirée étudiante, et donc évaluer tous les coûts de votre soirée. N’oubliez rien et ne sous-estimez pas les consommations de vos fêtards !

Location de la salle, décoration, location du matériel de sono, décorations diverses, rémunération du personnel (barman, videur, vestiaire, DJ), la liste des frais fixes s’allonge rapidement et rien ne doit être oublié. Viennent ensuite les frais variables qui dépendront du nombre de participants : alcools, boisson non alcoolisées et la bouffe essentiellement.

Une fois estimé le budget nécessaire pour une soirée étudiante, il vous faudra estimer le nombre de participants et déterminer le bénéfice nécessaire par participant pour que la soirée soit au moins remboursée et, dans l’idéal, bénéficiaire. Oui, ça peut être laborieux mais il est nécessaire d’y accorder un peu de temps pour éviter les mauvaises surprises au lendemain de la soirée étudiante.

Alors, vous pourrez passer à la troisième question qui doit trotter dans votre tête : comment financer une soirée étudiante ?

Créer une billetterie pour une soirée étudiante

Billetterie en ligne sans frais et gratuite

Eh oui, organiser une billetterie pour une soirée étudiante, c’est le moyen le plus simple de financer une soirée étudiante. Pour éviter les mauvaises surprises, essayez d’encaisser un maximum de tickets les jours précédents la soirée. Ça vous permettra de payer les premiers prestataires et d’évaluer au mieux votre budget.

Pour cela, pensez à la billetterie en ligne pour soirée étudiante, afin de faciliter les encaissements. Un site de cagnotte en ligne comme OnParticipe vous permet de le mettre en place facilement. Il vous suffit de créer une cagnotte, d’y indiquer le montant à remplir pour chaque participant et de leur demander d’imprimer leur confirmation de participation à la cagnotte lors de leur arrivée à la soirée.

Pensez à partager votre cagnotte sur les réseaux sociaux, et notamment sur l’Event Facebook, sans oublier les flyers et affiches que vous auriez pris soin d’imprimer et distribuer.

Vous pourrez ainsi vendre un maximum de places avant la soirée et estimer le nombre de participants. Sur OnParticipe, pas de mauvaises surprises, l’argent collecté est intégralement encaissé par le créateur de la cagnotte. Autre petit plus, si vous organisez une soirée un peu cool, on peut la relayer sur nos blogs et réseaux sociaux histoire de vous faire un peu de pub gratuite 😉

Organiser une billetterie en ligne sur OnParticipe

Collecter des dons pour une soirée étudiante avec une cagnotte

Il y a désormais des méthodes plus facile pour collecter des dons !
Il y a désormais des méthodes plus faciles pour collecter des dons !

Si vous avez souhaité faire une petite soirée sans trop de frais et libre d’entrée, vous pouvez tout de même demander aux heureux teufeurs de participer un peu aux frais de la soirée. Pour cela, le mieux est de créer une cagnotte de soirée étudiante.

Créer une cagnotte de soirée étudiante est en effet le moyen le plus simple de collecter des dons pour une soirée étudiante. C’est gratuit pour l’organisateur de la soirée et très simple d’utilisation.

Partagez-la auprès de vos amis et des participants et incitez les à faire de même, ça donnera de la visibilité à votre soirée. De même, si vous le souhaitez, on pourra relayer votre cagnotte de soirée étudiante via un article de notre blog, si la soirée en vaut le coup bien sûr 😉

Créer une cagnotte en quelques minutes

Obtenir des sponsors pour une soirée étudiante

La recherche de sponsors, une option intéressante
N’hésitez pas à proposer un sponsoring aux entrepreneurs locaux

Le sponsoring de soirée étudiante est un moyen efficace auquel les organisateurs pensent peu pour financer une soirée étudiante. Il s’agit de faire appel à de sympathiques marques ayant un goût pour le portefeuille des étudiants.

L’idée est alors de contacter les services de marketing et de communication de ces marques en leur proposant de sponsoriser votre fête moyennant un financement de soirée étudiante.

En effet, ces marques disposent souvent de budgets de sponsoring et seront ravies d’être le sponsor de votre soirée étudiante et de vous aider, moyennant une mise en avant de leurs produits ou de leurs offres commerciales.

Alcool, cigarettes, téléphonie mobile, offres bancaires ou préservatifs, la liste des marques ciblant les étudiants est longue et il vous suffit de regarder autour de votre fac ou de votre école pour les dénicher. Il ne vous restera qu’à faire preuve de culot et d’initiative pour les convaincre de financer la soirée étudiante de vos rêves.

Et voilà, il ne vous reste plus qu’à trouver le thème de la soirée ! 🙂

 

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