Après un hiver froid et particulièrement pluvieux, ça y est, les beaux jours arrivent. Et qui dit beaux jours, dit également festival ! En effet, la France est la championne d’Europe des festivals, qu’ils soient musicaux, culinaires, dédiés au théâtre, à l’artisanat ou à l’art sous toutes ses formes, tous ces festivals drainent des milliers de personnes tout au long de l’été et font vivre de nombreuses villes de province. Si les festivals se sont multipliés ces dernières années, organiser un festival n’est toutefois pas une mince affaire et nécessite quelques précautions. OnParticipe fait le point.

Comment organiser un festival en toute sérénité ?

Bien évaluer le potentiel du festival

Organiser un festival passe d’abord par une juste évaluation de son potentiel. Il faut estimer le nombre de personnes susceptibles d’être intéressées par cet événement afin de s’organiser en conséquence.

Pour cela, tenez compte de la taille de votre ville et de son agglomération, des activités culturelles locales et de l’intérêt que la population y porte, mais aussi de la concurrence. Si des villes proches organisent des festivals similaires à une date proche, vous risquez d’attirer peu de monde.

Cela vous permettra de définir le lieu qui accueillera les festivaliers et de mettre en place les commodités nécessaires (nourritures, toilettes, transports, etc.)

Bien choisir le lieu du festival

Trouver un lieu adéquat pour un festival est essentiel et doit correspondre à l’estimation du public que vous avez préalablement réalisée. Si vous souhaitez organiser un festival sans multiplier les contraintes, vous devez vous assurer que l’endroit du festival soit fonctionnel et puisse permettre d’installer facilement des stands pour les exposants par exemple.

Le lieu du festival doit être à même d’accueillir les animations que vous avez envisagées. Vérifiez notamment que le lieu du festival dispose d’infrastructures électriques suffisantes et qu’il dispose des commodités nécessaires à tous, comme des toilettes.

Le lieu du festival doit être sécurisé et bien évidemment déclaré auprès des autorités locales. Vérifiez notamment qu’il ne soit pas proche d’un point d’eau non sécurisé si des familles sont susceptibles de participer au festival. Evitez également les terrains accidentés ou cabossés qui peuvent dissuader les anciens et être source d’accidents. Si votre festival prend une ampleur importante, vous devrez prévoir une équipe de secouristes.

Enfin, bien choisir un lieu de festival, c’est bien évidemment choisir un endroit facile d’accès, bien desservi par les transports en commun, notamment en banlieue d’agglomération, et qui dispose de capacités de parking suffisantes.

Mettre en place une billetterie en ligne

C’est une question que l’on pose souvent quand on se demande comment organiser un festival : comment gérer les billets ? Aussi, nous vous recommandons vivement de rapidement créer une billetterie en ligne pour un festival.

Cela vous permettra d’éviter les files d’attente, d’acquérir rapidement de la trésorerie et d’anticiper le volume réel de vos ventes et ainsi annuler à temps des dépenses qui ne pourraient être remboursées.

Sur OnParticipe, créer une billetterie pour un festival se fait très facilement et surtout gratuitement. Il vous suffit de créer une billetterie en ligne, puis de renseigner le montant demandé à vos visiteurs, qui n’auront plus qu’à acheter leur ticket en quelques clics.

Trouver des exposants et des artistes pour le festival

Le succès de votre festival viendra du nombre et de la qualité des artistes et des exposants invités à votre festival. Pensez bien en amont de la date du festival à contacter des artistes et exposants susceptibles de vous rejoindre. Vous ne pouvez pas vous y prendre à la dernière minute, le maître mot est l’anticipation, et il est bon de s’y prendre près d’un an à l’avance.

Pour réussir à les convaincre, il faut les contacter directement, parvenir à les joindre et idéalement leur parler directement sur place sur leur lieu de travail habituel. Vous pouvez également les contacter via les réseaux sociaux. Ne soyez pas timide, le bagout reste souvent bien efficace 😉

Soyez précis et montrez que votre projet de festival tient la route et est suffisamment ambitieux. N’hésitez pas à venir avec une présentation afin de rassurer et convaincre.

Communiquer sur un festival

Pour faire venir du monde à un festival, il n’y a pas de secrets, il faut communiquer. Comme souvent, le bouche-à-oreille est le meilleur vecteur, et les réseaux sociaux sont un moyen très efficace de l’amplifier. Pour cela, créez rapidement une fanpage et partagez-la un maximum. Invitez-y vos proches et incitez-les à faire de même. Cela doit être l’une des premières actions à mettre en place lorsque vous vous demanderez comment organiser un festival, car ce sont vos proches qui vous donneront également de nombreuses idées.

Pensez également à communiquer sur votre festival auprès des associations de votre ville, des commerçants et directement auprès de la mairie qui pourra mettre en avant votre festival dans le cadre de ses communications. La distribution de flyers et le collage d’affiches à des endroits stratégiques peuvent être également efficaces pour faire connaître votre festival.

Sachez que si vous organisez un festival, OnParticipe sera ravi de vous mettre en avant sur son blog afin de vous aider à gagner en notoriété 🙂

Qu’attendez-vous ? Créez dès maintenant une billetterie pour votre prochain festival :

https://www.onparticipe.fr/billetterie/festival